Quelles pièces faut-il pour un recouvrement ?
Celles qui établissent quatre choses : la créance (contrat, bail, devis, facture, reconnaissance de dette), son exigibilité (échéance, fin de bail, livraison ou réception), son montant (décompte, paiements reçus, taux des pénalités) et les diligences (relances, mise en demeure et accusés). S'y ajoute l'identité exacte du débiteur, Kbis pour une société. D'autres pièces peuvent être demandées selon le dossier.
Le principe
Le recouvrement se gagne sur les pièces : elles établissent la créance (qui doit quoi à qui, sur quel fondement), son exigibilité (depuis quand), son montant (principal, intérêts, accessoires) et les diligences déjà accomplies. L'examen de recevabilité porte sur ces quatre points. Les listes ci-dessous indiquent ce qui est attendu par type de créance ; d'autres pièces peuvent être demandées selon le dossier, et une pièce manquante n'est pas toujours rédhibitoire : elle est signalée à l'examen.
Loyers impayés
| Pièce | Ce qu'elle établit |
|---|---|
| Bail signé et annexes | Le contrat, le montant du loyer et des charges, la clause résolutoire, l'indexation |
| État des lieux d'entrée | La prise d'effet et, en fin de bail, les retenues sur dépôt |
| Acte de cautionnement | Le garant, le montant et la durée garantis, les mentions obligatoires |
| Décompte mois par mois | Loyers, charges, régularisations, paiements reçus, solde |
| Quittances et relevés de compte | Les paiements effectivement reçus |
| Courriers, e-mails, SMS échangés | Les relances déjà faites, les promesses ou contestations du locataire |
| Dernière révision de loyer et régularisation de charges | Le montant exact exigible |
Dépôt de garantie non restitué
| Pièce | Ce qu'elle établit |
|---|---|
| Bail et quittance du dépôt | Le montant versé |
| États des lieux d'entrée et de sortie | L'état du logement et la conformité de la restitution |
| Preuve de la remise des clés et de la nouvelle adresse communiquée | Le point de départ du délai d'un ou deux mois |
| Courriers du bailleur et justificatifs de retenues | La régularité des retenues alléguées |
Facture entre professionnels
| Pièce | Ce qu'elle établit |
|---|---|
| Devis, bon de commande ou contrat | La commande et le prix convenu |
| Conditions générales de vente acceptées | Le taux des pénalités, les délais de paiement, la clause attributive |
| Factures avec date d'échéance | L'exigibilité et le point de départ des pénalités |
| Bon de livraison, procès-verbal de réception, rapport d'intervention | L'exécution et son acceptation |
| Relances, mise en demeure, accusés | Les diligences accomplies |
| Extrait Kbis du débiteur | Son identité exacte, son siège, sa situation au registre |
Dette entre particuliers
| Pièce | Ce qu'elle établit |
|---|---|
| Reconnaissance de dette ou contrat de prêt | L'engagement et son montant, avec la mention manuscrite de la somme |
| Relevés bancaires du virement ou du retrait | La remise des fonds |
| Messages, e-mails, témoignages | L'existence du prêt et sa date d'exigibilité, à défaut d'écrit |
| Identité et adresse du débiteur | Le destinataire de la mise en demeure et de la procédure |
Remboursement d'un acompte ou d'une prestation
| Pièce | Ce qu'elle établit |
|---|---|
| Devis, bon de commande, contrat, conditions générales | L'engagement et ses conditions d'annulation |
| Preuve du paiement de l'acompte | La somme à restituer |
| Échanges sur l'annulation ou l'inexécution | Qui a mis fin au contrat, et quand |
| Preuve du mode de conclusion (site, domicile, magasin) | L'existence ou non d'un droit de rétractation |
Travaux
| Pièce | Ce qu'elle établit |
|---|---|
| Marché ou devis signé, sous-traité le cas échéant | L'objet, le prix, le délai, la retenue de garantie |
| Procès-verbal de réception et réserves | Le point de départ des garanties et de la retenue |
| Situations de travaux, factures, décompte général | Les sommes dues |
| Photographies, constat, rapport d'expertise | L'état du chantier, les désordres ou l'abandon |
| Courriers au maître d'ouvrage, au consignataire, à la caution | Les diligences et les délais |
Dans tous les cas
L'identité complète du débiteur (personne physique : nom, prénom, adresse, date de naissance si connue ; société : dénomination, SIREN, siège), la mise en demeure déjà adressée et sa preuve de réception, et tout élément sur sa situation (employeur, banque, biens, procédure collective) qui orientera l'exécution. Les pièces se déposent dans l'espace client ou avec le formulaire d'ouverture ; les originaux restent chez le créancier.
Questions fréquentes
Je n'ai pas toutes les pièces, puis-je quand même ouvrir un dossier ?
Oui. L'examen de recevabilité indique ce qui manque et si le dossier peut avancer sans ; certaines pièces se reconstituent (relevés bancaires, duplicata de facture, Kbis), d'autres se remplacent par des échanges écrits.
Les originaux sont-ils nécessaires ?
Non pour la phase amiable et l'injonction de payer, qui se traitent sur copies ; conservez les originaux, ils peuvent être demandés par le juge en cas de contestation.
Une facture suffit-elle à prouver une créance ?
Entre professionnels, une facture acceptée ou non contestée est un élément de preuve ; seule, elle est fragile. Avec le devis, le bon de livraison ou la réception, elle établit la créance.